paperless-ngx – opensourcenord.de

Paperless-ngx ist ein quelloffenes Dokumentenmanagementsystem (DMS), das physische und digitale Dokumente erfasst, durchsuchbar macht und revisionssicher archiviert. Die von einer aktiven Community gepflegte Software verwandelt eingescannte Belege, Rechnungen und Briefe automatisch in durchsuchbare Dokumente und sortiert sie anhand frei definierbarer Regeln. Ziel ist das papierlose Büro: Statt in Aktenordnern zu suchen, finden Sie jedes Dokument in Sekunden über die Volltextsuche. Wiederkehrende Belege lassen sich anhand selbst definierter Regeln automatisch erkennen und korrekt einordnen, was den Pflegeaufwand dauerhaft niedrig hält.

Funktionen im Überblick

Automatische Texterkennung (OCR)

Eingescannte Dokumente werden per OCR in durchsuchbaren Text umgewandelt — in zahlreichen Sprachen, auch mehrsprachig.

Intelligente Verschlagwortung

Paperless-ngx erkennt anhand bisheriger Dokumente passende Tags, Korrespondenten und Dokumenttypen und vergibt sie automatisch.

Leistungsstarke Volltextsuche

Durchsuchen Sie Inhalte, Schlagworte und Metadaten blitzschnell, inklusive unscharfer Suche.

Automatischer Import

Über einen überwachten Ordner (Consume-Folder), E-Mail-Postfächer oder die mobile Erfassung gelangen neue Dokumente vollautomatisch ins System.

Strukturierte Archivierung

Originale werden unverändert aufbewahrt, zusätzlich entstehen durchsuchbare PDF-Archivversionen.

REST-API & Web-Oberfläche

Eine moderne, responsive Weboberfläche sowie eine offene API ermöglichen Zugriff und Anbindung an weitere Systeme.

Sichere Aufbewahrung

Eine nachvollziehbare Verwaltung mit Berechtigungen und optionaler Verschlüsselung schützt vertrauliche Unterlagen zuverlässig.

Typische Einsatzszenarien

Paperless-ngx eignet sich für Privatpersonen, die ihre Unterlagen digital ordnen möchten, ebenso wie für kleine Unternehmen, Kanzleien, Praxen und Vereine, die regelmäßig mit Schriftgut arbeiten. Typische Anwendungsfälle sind die Verwaltung von Rechnungen, Verträgen, Behördenschreiben und Steuerunterlagen. Durch den Selbstbetrieb bleibt auch sensibler Schriftverkehr vollständig unter eigener Kontrolle. Auch Steuerberater und ihre Mandanten nutzen Paperless-ngx, um den jährlichen Belegaustausch effizient und nachvollziehbar zu gestalten.

Open Source

Der Quellcode steht unter der GPLv3 frei zur Verfügung und wird aktiv weiterentwickelt.

Self-Hosting & Datenhoheit

Ihre Dokumente verbleiben auf eigener Hardware — ideal für vertrauliche Unterlagen und DSGVO-Anforderungen.

Zeitersparnis

Automatische Erkennung und Ablage reduzieren den manuellen Sortieraufwand erheblich.

Offene Formate

Dokumente werden in gängigen Standardformaten gespeichert und bleiben langfristig zugänglich.

Paperless-ngx ist eine ausgereifte Lösung für alle, die den Weg zum papierlosen Büro gehen möchten, ohne ihre Dokumente einem externen Anbieter anzuvertrauen. Die Kombination aus automatischer Erkennung, strukturierter Ablage und schneller Suche macht die Dokumentenverwaltung spürbar effizienter. Gleichzeitig sinkt das Risiko, dass wichtige Unterlagen verloren gehen oder nur mit großem Aufwand wiederzufinden sind.

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